Facturation VTC : le guide du chauffeur indépendant

La facturation est la partie de l'activité VTC où les erreurs se paient deux fois : une fois en contrôle, une fois en trésorerie. Les règles ne sont pourtant pas nombreuses. Voici ce qu'une facture doit contenir, quand une note est obligatoire, comment traiter les péages et les attentes, et ce qui change au 1er septembre 2027.

Quand une facture ou une note est-elle obligatoire ?

Deux règles se superposent.

Entre professionnels, la facture est obligatoire pour toute prestation, sans montant plancher. C'est le cas de vos courses pour des entreprises, des hôtels, des agences et des exploitants qui vous sous-traitent une prestation.

Vis-à-vis d'un particulier, une note est obligatoire dès que la course atteint 25 euros toutes taxes comprises. Elle doit être remise avant le paiement, sur papier ou par voie électronique. En dessous de ce montant, elle est remise sur demande du client.

Cette règle des 25 euros vaut pour les taxis comme pour les VTC, et c'est un point de contrôle courant.

Quelles mentions doivent figurer sur une facture VTC ?

Deux mentions sont oubliées neuf fois sur dix : le taux de pénalité de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros. Elles ne coûtent rien à faire figurer, et elles sont exigibles de plein droit quand un client paie en retard.

Si vous êtes sous la franchise en base de TVA, jusqu'à 37 500 euros de chiffre d'affaires, vous ne facturez pas la TVA mais vous devez porter la mention d'exonération correspondante. Notre guide de la TVA VTC détaille le passage d'un régime à l'autre.

Comment refacturer les péages, l'attente et le stationnement ?

C'est le sujet qui produit le plus de litiges, et il se règle avant la course, pas après.

• Annoncez les frais susceptibles d'être facturés au moment du devis ou de la réservation : péages, stationnement, attente au-delà d'un délai, majoration de nuit, retour à vide sur une longue distance. Un frais annoncé après coup est un frais contesté.
• Faites figurer chaque frais sur une ligne distincte, avec sa nature, son montant et son taux de TVA. Un poste global intitulé « frais divers » bloque le rapprochement chez un client entreprise.
• Conservez les justificatifs : reçus de péage, tickets de parking. Ils sont votre preuve en cas de contestation et votre pièce comptable en cas de contrôle.
• Traitez l'attente comme du temps facturable, avec un seuil de gratuité clair. Sur un transfert d'aéroport, c'est la ligne qui fait la différence entre une course rentable et une course subie.

Combien de temps conserver ses factures ?

Dix ans, en tant que pièces comptables. Cela vaut pour les factures émises comme pour les factures reçues, et pour les justificatifs de frais refacturés.

Un stockage numérique organisé par année et par client suffit, à condition qu'il soit sauvegardé ailleurs que sur le téléphone qui vous sert à travailler.

Qu'est-ce qui change avec la facture électronique ?

Le calendrier concerne aussi les chauffeurs indépendants.

• Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir une facture électronique. Vos fournisseurs de taille importante commenceront à en émettre.
• Au 1er septembre 2027, l'obligation d'émettre s'étend aux PME, aux TPE et aux micro-entreprises. Le PDF joint à un courriel ne vaudra plus facture entre professionnels.
• Quatre mentions nouvelles s'ajoutent : numéro SIREN du client, nature des opérations, adresse de livraison lorsqu'elle diffère de l'adresse du client, et mention de l'option pour le paiement de la taxe d'après les débits le cas échéant.

Pour un chauffeur, la mention la plus lourde de conséquences est l'adresse de livraison : sur une course, le lieu de prise en charge n'est pas l'adresse du siège du client. Le champ doit exister dans votre outil.

Le détail de la réforme et son vocabulaire sont sur notre page facturation électronique 2026, et le coût réel du passage est traité dans notre article sur le coût de la facture électronique pour un transporteur.

Comment éviter les erreurs qui coûtent cher ?

• Ne facturez pas de mémoire. Une course facturée trois semaines plus tard perd le détail des frais et la date exacte.
• Ne laissez pas de trou dans la numérotation. Une séquence interrompue est le premier point qu'un contrôle regarde.
• Facturez à la fin de la prestation, pas à la fin du mois. Le délai de paiement court à partir de l'émission.
• Séparez le devis et la facture. Un devis accepté vaut engagement, une facture vaut créance. Confondre les deux fait perdre la preuve de l'accord initial.
• Suivez les règlements. Une facture non relancée n'est pas une facture en retard, c'est une facture oubliée.

Quels outils pour tenir tout cela ?

La création manuelle de factures fonctionne jusqu'à une quinzaine à une trentaine de documents par mois, selon votre rythme. Au-delà, le temps passé et le taux d'erreur augmentent en même temps.

Un logiciel de devis et de facturation conçu pour le transport de personnes produit la facture à partir de la course déjà saisie : les mentions obligatoires sont portées automatiquement, la numérotation reste continue, les frais refacturés arrivent sur leur ligne, et le suivi des règlements se fait sans tableur parallèle. Pour les chauffeurs indépendants, voyez aussi notre page chauffeur indépendant.

Ce qu'il faut retenir

• Une note est obligatoire dès 25 euros toutes taxes comprises, remise avant paiement. Entre professionnels, la facture est due sans montant plancher.
• Le transport de voyageurs relève du taux de TVA de 10 pour cent. Sous la franchise, jusqu'à 37 500 euros de chiffre d'affaires, la mention d'exonération est obligatoire.
• Le taux de pénalité de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros sont des mentions obligatoires, et les plus souvent oubliées.
• Les frais de péage, de stationnement et d'attente se refacturent ligne par ligne, avec justificatifs, et s'annoncent avant la course.
• Conservation des factures : dix ans. Émission électronique obligatoire pour les TPE et micro-entreprises au 1er septembre 2027.