Changer de logiciel de transport : préparer une reprise de données fiable

Changer de logiciel de transport ne consiste pas seulement à déplacer une liste de clients. Vos fichiers décrivent des relations : une entreprise commande pour un passager, un chauffeur réalise une mission, un partenaire prend le relais et une facture rassemble plusieurs prestations. La difficulté est de conserver le sens de ces informations. Un tableau contenant beaucoup de lignes peut être incomplet si les identifiants, documents ou statuts qui permettent de les interpréter n’accompagnent pas les données.

Ce guide s’adresse aux exploitants qui préparent un passage vers Logipax depuis Excel ou un autre logiciel. Il sert à définir le dossier de reprise et les critères de validation avant de s’engager. Il ne décrit pas un connecteur universel : les formats d’import des clients, courses et factures ne sont pas garantis ici. Pour les chauffeurs et les véhicules, la démarche publiée par Logipax est d’examiner les fichiers disponibles avant le démarrage. Les possibilités doivent être confirmées pour votre cas.

Définissez ce qui doit vivre dans le nouvel outil

Commencez par séparer trois ensembles : ce qui sert chaque jour, ce qui reste à terminer et ce qui doit seulement pouvoir être consulté. Les clients actifs, les contacts utiles et les véhicules exploités n’ont pas le même rôle que des courses réalisées il y a plusieurs années. Les prestations futures nécessitent une attention particulière, car une erreur peut affecter directement le prochain service. Les factures encore suivies demandent également un traitement convenu avec les personnes responsables de la comptabilité.

Écrivez le périmètre en phrases simples. Par exemple : reprendre les coordonnées des entreprises clientes actives, préparer les véhicules en service et vérifier les missions du mois à venir. Ce sont des exemples de périmètre, pas des capacités d’import promises. Pour chaque ensemble, indiquez le nombre d’éléments attendu, la personne qui connaît les données et l’usage prévu après la migration. Cette fiche permet de discuter d’une reprise concrète plutôt que de demander vaguement de transférer tout l’historique.

Décidez aussi de ce qui peut rester dans une archive distincte. Une ancienne facture doit rester retrouvable dans son état d’origine ; elle n’a pas nécessairement à devenir une nouvelle facture dans le système d’arrivée. De même, un contrat terminé peut être conservé comme document sans recréer toutes les opérations correspondantes. La conservation réglementaire et contractuelle doit être déterminée selon vos documents et votre situation, avec votre conseil. Une migration ne constitue pas une autorisation générale de supprimer les archives.

Demandez un dossier de sortie exploitable

Avant de résilier votre outil actuel, demandez la liste des données exportables, leurs formats, le délai de remise et les conditions d’accès après la fin du contrat. Faites préciser ce qui accompagne les tableaux : pièces jointes, factures, avoirs, documents chauffeur, références de missions et éventuels historiques de modification. Ne supposez pas que le bouton « exporter » visible sur une liste couvre l’ensemble du compte. Demandez un petit exemple et ouvrez-le avant de décider que la sortie est prête.

Si vous venez de WAY-Plan, Droovi, Chauffleet ou d’un autre logiciel, la méthode reste la même : obtenir les fichiers réellement disponibles pour votre abonnement. Une mention commerciale d’export comptable ne prouve pas qu’un export complet des courses et des relations clients existe dans le même format. Ce guide ne revendique aucun connecteur testé avec ces éditeurs. Le dossier reçu et le périmètre accepté par l’équipe Logipax déterminent la reprise possible, et non le nom du logiciel de départ.

Pour un classeur Excel, gardez une copie originale et travaillez sur une copie de préparation. Microsoft précise qu’un export texte ou CSV ne conserve que la feuille active et peut perdre des éléments du classeur. Exporter un seul onglet ne suffit donc pas à récupérer les autres feuilles. Notez les onglets utiles et leurs relations avant conversion. Demandez ensuite le format attendu par la personne chargée de la reprise, au lieu de choisir arbitrairement un séparateur ou de multiplier les conversions.

Faites correspondre les rôles et les identifiants

La colonne « client » est souvent le premier point à clarifier. Contient-elle l’entreprise qui paie, la personne qui a réservé ou le passager transporté ? Si plusieurs rôles sont mélangés, une importation techniquement réussie peut produire une organisation inutilisable. Prenez quelques missions représentatives et nommez chaque interlocuteur. Dans Logipax, la distinction entre commanditaire, donneur d’ordre et passager sert précisément à préserver ces différences. La préparation doit permettre de savoir où chaque information doit aller.

Un identifiant stable est préférable à un nom seul pour établir les correspondances. Deux contacts peuvent avoir le même nom ; une entreprise peut apparaître sous une abréviation et une raison sociale complète. Conservez les références de l’ancien outil dans le dossier de travail et documentez les regroupements décidés. Ne fusionnez pas automatiquement toutes les lignes ressemblantes. Faites valider les doublons par une personne qui connaît la clientèle, notamment lorsque les adresses de facturation ou les conditions commerciales diffèrent.

Contrôlez les valeurs qui changent facilement de sens

Vérifiez les dates, les heures et les numéros de téléphone après chaque conversion. Un affichage correct dans le fichier de départ ne garantit pas une interprétation identique à l’arrivée. Les jours et mois peuvent être inversés, les zéros initiaux disparaître et une heure manquer de contexte. Prenez notamment un trajet autour de minuit et une prestation dont la prise en charge diffère de l’heure de départ. Ce sont des cas de contrôle proposés, pas la description d’une anomalie propre à un produit.

Pour les montants, identifiez explicitement ce que représente chaque colonne : prix convenu, supplément, coût d’achat, somme encaissée ou solde restant. Indiquez la devise et la distinction entre hors taxes et toutes taxes comprises. Ne déduisez pas le sens d’un montant seulement de sa position dans le tableau. Si une formule calcule une valeur dans Excel, contrôlez le résultat conservé dans l’export. Les remises, arrondis et prestations regroupées doivent être compris avant de chercher à reproduire un total.

Les statuts méritent le même soin. Une course « confirmée » dans un outil peut signifier une acceptation client, tandis qu’un autre statut décrit une affectation chauffeur. Établissez une correspondance écrite et conservez les cas qui ne trouvent pas d’équivalent simple. Ne transformez pas automatiquement toutes les missions anciennes en prestations terminées pour rendre un tableau plus propre. Le responsable d’exploitation doit décider comment traiter les annulations, les courses sans chauffeur et les prestations encore en attente de validation.

Faites valider un échantillon représentatif

Choisissez un petit ensemble qui couvre vos cas ordinaires et vos exceptions : un client avec plusieurs contacts, une course sous-traitée, une mise à disposition, une modification et un dossier de facturation. Pour une première analyse, utilisez des données fictives ou réduites au nécessaire. L’objectif est de comprendre les champs et les relations, pas de transmettre immédiatement toute votre base. Convenez du canal de transfert avec l’équipe qui étudie la reprise et limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin.

Demandez ensuite une restitution précise : ce qui peut être repris, ce qui demande un nettoyage, ce qui restera en archive et ce qui nécessitera une saisie ou une intervention séparée. Clarifiez aussi qui fait ce travail et comment il sera facturé, le cas échéant. Une proposition de reprise doit être suffisamment explicite pour que vous puissiez contrôler son résultat. Si une donnée indispensable n’est pas couverte, résolvez ce point avant de fixer la date de changement.

Dans Logipax, la page gestion administrative mentionne l’import Excel des passages à la pompe et l’examen préalable des données chauffeurs et véhicules. Cela ne permet pas d’en déduire un import identique pour toutes les autres données. Présentez vos besoins via la page de contact avec la liste des ensembles concernés et leurs volumes. Évitez d’envoyer spontanément des dossiers personnels complets ; faites d’abord préciser ce qui est nécessaire et comment le transmettre.

Définissez les critères d’acceptation avant la bascule

Une reprise n’est pas validée parce qu’un message indique que le traitement est terminé. Comparez les nombres d’éléments attendus et reçus, expliquez les écarts et ouvrez plusieurs dossiers. Vérifiez les liens : le bon contact appartient à la bonne entreprise, le véhicule attendu est associé à la mission et les documents restent accessibles. Contrôlez aussi un ensemble que vous ne connaissez pas par cœur, afin de ne pas limiter la validation aux exemples déjà préparés pour la démonstration.

Confiez les contrôles aux personnes compétentes pour chaque usage. L’exploitation examine les missions futures et les affectations ; la personne qui facture vérifie les entreprises, les montants et les règles convenues. Gardez un relevé des anomalies avec un responsable et une décision de correction. Une anomalie non résolue sur une course à venir peut justifier de retarder la bascule, même si la majorité des lignes est correcte. Le critère utile est la capacité à travailler, pas seulement le pourcentage de données transférées.

Définissez une date et une heure à partir desquelles le nouvel outil devient la référence pour les nouvelles opérations. Identifiez les modifications intervenues depuis l’extraction initiale : réservation ajoutée, chauffeur remplacé ou règlement reçu. Sans ce rapprochement final, un fichier parfaitement contrôlé peut déjà être dépassé. Convenez de la manière de reprendre ces changements et d’éviter les doubles notifications. Ne laissez pas deux outils produire simultanément les mêmes documents ou confirmations sans règle explicite.

Conservez une issue de secours et des archives lisibles

La CNIL recommande de protéger les sauvegardes, de séparer une copie du système principal et de tester la restauration. Appliquez cette logique au dossier de migration : une copie qui existe mais que personne ne sait ouvrir n’est pas un secours suffisant. Conservez les fichiers sources, leur date et les transformations effectuées. Vérifiez qu’un autre responsable autorisé peut retrouver un document sans dépendre de la mémoire de la personne qui a préparé la reprise.

Prévoyez enfin le traitement d’un incident au démarrage. Qui décide de suspendre une opération, où consulte-t-on les missions indispensables et comment rapproche-t-on les changements réalisés pendant l’incident ? Cette organisation doit être proportionnée à votre activité. Elle ne demande pas nécessairement de maintenir durablement deux logiciels en parallèle. Elle demande surtout de savoir quelle information fait foi et de conserver un moyen de vérifier les courses que votre entreprise doit assurer.

Vérifiez aussi les conditions de sortie de votre futur logiciel

La réversibilité se vérifie à l’entrée, pas seulement lorsque l’on souhaite partir. Les conditions Logipax consultées prévoient un accès en lecture et en export pendant quatre-vingt-dix jours après la fin de la relation contractuelle, ainsi que la remise gratuite d’une copie complète des données sur demande pendant ce délai. Une assistance technique complémentaire peut faire l’objet d’un devis. Relisez les conditions générales applicables à votre contrat et prévoyez votre propre organisation d’archivage.

Avant de signer, vous devez pouvoir expliquer ce que vous récupérez, ce que vous laissez en archive, ce qui a été testé et qui accepte le résultat. C’est cette précision qui permet de changer d’outil sereinement. Si vous comparez encore les solutions, consultez notre comparatif des logiciels VTC. Si votre question porte d’abord sur l’intérêt économique de quitter un tableur, le guide Excel et coût d’un logiciel traite cette décision séparément du dossier de reprise.